AI SENSI DEGLI ARTT. 12, 13 E, OCCORRENDO, 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (GDPR)
Gentile Cliente,
il trattamento dei Suoi dati personali sarà effettuato nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, per fini determinati e legittimi, tutelando la Sua riservatezza e i Suoi diritti, in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla normativa nazionale applicabile.
Per trattamento di dati personali si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali (raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modifica, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, comunicazione, cancellazione o distruzione).
1. Titolare del Trattamento
Il Titolare del trattamento è:
TORINO CORSE SRL Corso Duca degli Abruzzi 53, 10129 Torino (TO) P.IVA/C.F.: 12712370019. Sede operativa: Via Cuminie 25, 10040 Villar Dora (TO) Tel.: 328 5954659 E-mail: info@torinocorse.com PEC: torinocorse@legalmail.it Sito web: www.torinocorse.com
2. Contatti del Titolare / Referente privacy
Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei Suoi dati personali o per l’esercizio dei diritti, è possibile rivolgersi al Titolare ai recapiti sopra indicati (in particolare all’indirizzo email info@torinocorse.com o alla PEC torinocorse@legalmail.it).
3. Fonte dei dati personali
I dati personali trattati da TORINO CORSE SRL sono raccolti:
- direttamente presso di Lei, in qualità di cliente persona fisica o referente di cliente persona giuridica, in occasione di: richieste di preventivo o informazioni; conferimento dell’incarico per interventi di manutenzione/diagnosi/autoriparazione del veicolo; conferma ordini, accettazione del veicolo, ritiro del mezzo; corrispondenza via telefono, email, PEC, messaggistica o moduli cartacei;
- eventualmente da fonti pubbliche (es. pubblici registri o elenchi) per verifiche su dati identificativi e fiscali di clienti aziendali/professionisti.
TORINO CORSE SRL non acquisisce dai clienti dati sanitari o altre categorie particolari di dati.
4. Tipologie di dati trattati
Nell’ambito della gestione del rapporto con la clientela, TORINO CORSE SRL tratta principalmente:
- Dati identificativi e di contatto (clienti privati); Nome, cognome, indirizzo di residenza/domicilio, codice fiscale, recapiti telefonici, indirizzo email, eventuale PEC.
- Dati anagrafici e societari (clienti aziendali / professionisti); Denominazione o ragione sociale, sede legale e/o operativa, partita IVA, codice fiscale, dati dei referenti interni (nome, cognome, ruolo, recapiti telefonici, email).
- Dati del veicolo; Targa (nel gestionale e nella documentazione tecnica interno-aziendale), marca, modello, numero di telaio, chilometraggio, stato d’uso, storico degli interventi di manutenzione/diagnosi, eventuali rilievi tecnici relativi al mezzo.
- Dati contrattuali e di fatturazione; Preventivi, ordini di lavoro, consensi alla riparazione, documenti di consegna/ritiro veicolo, fatture, note di credito, modalità di pagamento, eventuali dati bancari contenuti nei documenti di incasso/pagamento.
- Dati di contatto raccolti tramite canali telematici; Dati inseriti in moduli di richiesta sul sito web, richieste via email o messaggistica (es. WhatsApp Business collegato all’officina), interazioni tramite social network limitatamente alle informazioni forniteci dall’utente (es. recapito telefonico o email condiviso in messaggi diretti).
Non è previsto il trattamento, da parte di TORINO CORSE SRL, di dati appartenenti a categorie particolari di cui all’art. 9 GDPR (es. dati sanitari, dati biometrici finalizzati all’identificazione univoca, dati relativi a convinzioni religiose, opinioni politiche, ecc.), né di dati relativi a condanne penali e reati, nell’ambito del rapporto ordinario con la clientela. In caso emergano eccezionalmente informazioni di tale natura, esse saranno ignorate e non verranno elaborate, salvo quanto strettamente necessario per obbligo di legge o per l’esercizio di diritti in sede giudiziaria.
5. Finalità del trattamento e base giuridica
I Suoi dati personali sono trattati per le seguenti finalità.
a) Gestione del rapporto precontrattuale e contrattuale
- gestione delle richieste di preventivo e di informazioni sui servizi di officina meccatronica;
- gestione degli ordini di lavoro, presa in carico del veicolo, esecuzione delle attività di diagnosi, riparazione, manutenzione, collaudo, installazione di componenti/accessori;
- gestione degli appuntamenti, dell’accettazione e riconsegna del veicolo;
- gestione della corrispondenza con il cliente (telefonica, email, PEC, messaggi) relativa alla prestazione richiesta.
Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato e/o esecuzione del contratto di cui l’interessato è parte (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR).
b) Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali
- emissione, registrazione e conservazione di fatture, ricevute, DDT e altra documentazione contabile/fiscale;
- adempimento di obblighi previsti da leggi, regolamenti e normativa comunitaria (es. normativa fiscale, civilistica, antiriciclaggio ove applicabile);
- gestione d’archivio (cartaceo e digitale) in ambito amministrativo-contabile.
Base giuridica: adempimento di obblighi legali cui è soggetto il Titolare (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR).
c) Gestione organizzativa interna e tutela dei diritti
- organizzazione interna dei flussi di lavoro (es. storico interventi sul veicolo, pianificazione interventi futuri, richiami tecnici o controlli di sicurezza sul mezzo);
- gestione di eventuali reclami, contestazioni, recupero crediti, contenzioso giudiziale o stragiudiziale;
- prova dell’adempimento degli obblighi contrattuali e di legge, nonché difesa dei diritti del Titolare in sede giudiziaria o stragiudiziale.
Base giuridica: legittimo interesse del Titolare a garantire l’efficiente organizzazione interna e la tutela dei propri diritti (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR).
d) Comunicazioni di servizio relative agli interventi sul veicolo
- invio di comunicazioni operative (es. conferma appuntamento, avviso veicolo pronto, necessità di integrazioni/rettifiche sugli interventi, aggiornamenti tecnici rilevanti per la sicurezza del veicolo);
- eventuali promemoria di manutenzione non promozionali (es. scadenza revisione, cambio stagionale pneumatici), collegati a precedenti interventi eseguiti.
Base giuridica: esecuzione del contratto e/o legittimo interesse del Titolare a garantire il buon esito e la sicurezza dei servizi resi (art. 6, par. 1, lett. b) e f) GDPR).
TORINO CORSE SRL non effettua trattamenti di marketing “puro” (promozione generalizzata dei servizi) basati sul Suo consenso, né profilazione automatizzata. Eventuali future iniziative di marketing diretto richiederebbero una separata informativa e, ove necessario, la raccolta di uno specifico consenso.
6. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto
Il conferimento dei dati personali richiesti:
- è necessario per le finalità di cui alle lettere a) e b);
- è strettamente collegato alla conclusione e gestione del rapporto contrattuale con TORINO CORSE SRL e all’adempimento degli obblighi di legge.
L’eventuale rifiuto di fornire tali dati o la loro incompletezza può comportare l’impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto contrattuale, nonché di eseguire correttamente le prestazioni richieste (esecuzione dell’intervento sul veicolo, fatturazione, adempimenti fiscali).
Per le comunicazioni di servizio strettamente connesse all’intervento o alla sicurezza del veicolo (punto d)), il mancato conferimento/aggiornamento dei recapiti può impedire al Titolare di contattarLa in modo tempestivo.
7. Modalità del trattamento
Il trattamento dei Suoi dati è realizzato mediante operazioni di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modifica, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, comunicazione, cancellazione e distruzione, effettuate:
- con supporti cartacei (schede lavoro, contratti, ordini di lavoro, fatture stampate, ecc.);
- con strumenti elettronici/informatici (software di gestione officina, software contabile e di fatturazione, sistemi di posta elettronica, strumenti di backup), con logiche strettamente correlate alle finalità sopra indicate.
I dati sono trattati adottando misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell’art. 32 GDPR, volte a garantire la riservatezza, integrità e disponibilità delle informazioni e a ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita, accesso non autorizzato o trattamento non conforme alle finalità dichiarate.
8. Periodo di conservazione dei dati
I dati personali saranno conservati nel rispetto dei principi di limitazione della conservazione e minimizzazione.
In particolare:
- i dati contenuti in documenti contabili e fiscali (fatture, registri, ecc.) saranno conservati per un periodo non inferiore a 10 anni dalla loro registrazione, in conformità alla normativa civilistica e fiscale;
- i dati relativi allo storico degli interventi sul veicolo potranno essere conservati per l’intera durata del rapporto con la clientela e, successivamente, per il tempo necessario alla tutela dei diritti del Titolare (termini ordinari di prescrizione), in quanto utili in caso di contestazioni sugli interventi eseguiti o per motivi di sicurezza;
- i dati contenuti in corrispondenza (email, messaggi, preventivi) saranno conservati per il tempo strettamente necessario alla gestione del rapporto e, ove rilevanti ai fini probatori, per i termini di prescrizione applicabili.
Decorso il periodo massimo di conservazione, i dati personali saranno cancellati, anonimizzati o resi non riconducibili all’interessato, salvo ulteriore conservazione ove richiesta da obblighi di legge.
9. Soggetti autorizzati al trattamento e categorie di destinatari
I Suoi dati potranno essere trattati:
- da dipendenti e collaboratori di TORINO CORSE SRL (es. personale amministrativo, meccanici, tecnico informatico), espressamente autorizzati e istruiti ai sensi degli artt. 29 GDPR e 2‑quaterdecies del Codice Privacy;
- da responsabili esterni del trattamento nominati dal Titolare ai sensi dell’art. 28 GDPR.
I Suoi dati potranno inoltre essere comunicati a soggetti che agiscono come titolari autonomi del trattamento, quali, ad esempio:
- istituti di credito e intermediari finanziari, per la gestione dei pagamenti e degli incassi;
- compagnie assicurative (in caso di interventi coperti da garanzia/polizze);
- pubbliche amministrazioni, autorità di vigilanza e controllo, autorità giudiziaria, ove previsto da norme di legge o per tutelare i diritti del Titolare.
I dati personali non saranno oggetto di diffusione.
10. Trasferimento di dati verso Paesi terzi
In linea generale, i Suoi dati sono trattati all’interno dell’Unione europea.
Qualora, per esigenze tecniche (ad esempio utilizzo di servizi cloud o strumenti informatici di provider che comportino un trasferimento di dati verso Paesi extra-UE/SEE), si rendesse necessario un trasferimento di dati verso Paesi terzi, questo avverrà nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR, ossia:
- verso Paesi oggetto di decisione di adeguatezza da parte della Commissione europea; oppure
- previa adozione di garanzie adeguate, quali le Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione o strumenti equivalenti, o nel rispetto di altre condizioni previste dal GDPR.
11. Diritti dell’interessato
In qualità di interessato, Lei può esercitare nei confronti di TORINO CORSE SRL i diritti previsti dagli artt. 15–22 del GDPR, tra cui:
- Diritto di accesso (art. 15): ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguarda e, in tal caso, accedere ai dati e alle informazioni sul trattamento;
- Diritto di rettifica (art. 16): ottenere la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti;
- Diritto alla cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione dei dati nei casi previsti dal GDPR (ad es. dati non più necessari rispetto alle finalità, revoca del consenso ove applicabile, trattamento illecito);
- Diritto di limitazione del trattamento (art. 18): ottenere la limitazione del trattamento in determinati casi (contestazione dell’esattezza dei dati, trattamento illecito, ecc.);
- Diritto alla portabilità dei dati (art. 20): ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che La riguardano, nei casi in cui il trattamento sia basato sul consenso o su un contratto e sia effettuato con mezzi automatizzati;
- Diritto di opposizione (art. 21): opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali fondato su un legittimo interesse del Titolare, per motivi connessi alla Sua situazione particolare.
Per esercitare tali diritti, potrà inviare una richiesta scritta a:
- email: info@torinocorse.com
- PEC: torinocorse@legalmail.it
Il Titolare Le fornirà riscontro, di regola, entro un mese dalla ricezione della richiesta, prorogabile nei casi previsti dal GDPR.
12. Diritto di reclamo all’Autorità di controllo
Qualora ritenga che il trattamento dei dati che La riguardano violi la normativa in materia di protezione dei dati personali, Lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), ai sensi dell’art. 77 GDPR, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 GDPR).
13. Misure di sicurezza
TORINO CORSE SRL adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i Suoi dati personali dalla distruzione accidentale o illecita, dalla perdita, dalla modifica, dalla divulgazione non autorizzata o dall’accesso non autorizzato, nel rispetto dell’art. 32 GDPR.
Tali misure possono comprendere, a seconda dei casi:
- utilizzo di credenziali individuali e gestione sicura delle password sui dispositivi aziendali;
- sistemi di protezione (antivirus, firewall) e aggiornamenti periodici dei software;
- procedure di backup dei dati su supporti/servizi sicuri, preferibilmente in cloud ubicato in UE;
- archiviazione della documentazione cartacea in locali/armadi chiusi a chiave;
- istruzioni scritte al personale interno sul corretto utilizzo degli strumenti e sulla riservatezza dei dati.
Le misure di sicurezza sono soggette a periodico aggiornamento anche in relazione all’evoluzione tecnologica e alla valutazione dei rischi.
